Электронный документ

Электронный документ.

  • Это информация, которая передается во времени и пространстве при помощи средств электросвязи и вычислительной техники. Информация зафиксирована в виде набора символов, изображения или звукозаписи, она зафиксирована на материальном носителе. Она доступна для общего использования (каждая информация доступна для определенного круга лиц), либо её отправляют на хранение с возможностью в дальнейшем использовать в случае необходимости.
  • Это форма предоставления информации при помощи электронных технических средств. - Электронный документ может быть зафиксирован на магнитном/ лазерном диске, магнитной ленте и/или ином электронном материальном носителе с целью дальнейшей передачи пользователям или его хранения.
  • Это информация, которая пригодна для использования человеком и представлена в электронной форме, её можно обрабатывать в информационных системах и передавать по информационно-телекоммуникационным сетям.
  • Электронный документ может быть подписан электронно-цифровой подписью, в этом случае электронный документ приобретает юридическую значимость. Электронно-цифровая подпись на территории Российской Федерации равноценна собственноручной подписи на бумажном документе.
  • Электронный документ – ключевое звено в электронном документообороте. В основе электронного документооборота лежат технологии управления потоками информации docflow и технология потоков управления работами workflow. Одна технология (docflow) обеспечивает движение документа по маршруту и определяет условия и возможности его перемещения. При помощи другой технологии (workflow) обеспечивается порядок работ по обработке документа. Кроме того, в СЭД применяются различные технологии, которые помогают обрабатывать и преобразовывать документы.

Электронный документ и технологии, которые обеспечивают электронный документооборот, позволяют экономить время и деньги на пересылку документов. Наверное, некоторые помнят, как раньше составлялась аукционная заявка. Ведь нужно было, кроме увесистой аукционной заявки, прикладывать еще и заверенные копии уставных документов: Устав, приказы, решения, ИНН, ОГРН и так далее. Сегодня это уже далеко в прошлом. Котировочная заявка в электронном виде, подписанная ЭЦП, дает возможность отправить её по электронной почте. Для этого не нужно никуда ехать, посылать курьера. Это очень удобно, особенно когда заказчик находится в совершенно другом городе. Значительная экономия времени и денег налицо. То же самое и с заявкой на электронный аукцион или конкурс. Составляется аукционная заявка, прилагается необходимый пакет документов в сканированном виде, и при помощи ЭЦП закидывается на площадку. Все это делается очень быстро и оперативно, а значит, электронный документ дает возможность решать задачи эффективно и в короткие сроки.

 

заказчику